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Positionen

Firmenprofil & Druckvorlage

E-Mail-Versand (Kontodaten)

Diese Angaben dienen als Referenz für den Button „📧 E-Mail senden" bei Belegen und werden in Absender-/Kontakthinweisen verwendet. Ein Browser kann ohnehin keine E-Mails direkt per SMTP verschicken — richte diese Zugangsdaten daher zusätzlich einmalig in deinem E-Mail-Programm (Outlook, Mail-App etc.) ein; der Button öffnet dort eine vorausgefüllte Nachricht zum Absenden. Das Passwort wird nicht in der offenen Textdatei einstellungen.txt gespeichert, sondern zusammen mit den Belegen AES-256-verschlüsselt in belege.enc — dafür muss unter „Daten & Sicherheit" ein Master-Passwort gesetzt sein.

Speicherort im Download-Ordner

Wähle einmalig einen Ordner (z. B. deinen Download-Ordner). OfficePilot legt dort kunden.txt, artikel.txt, einstellungen.txt und die verschlüsselte Belegdatei belege.enc ab und lädt sie beim nächsten Start automatisch. Aus Sicherheitsgründen fragt der Browser beim Start kurz nach der Zugriffsbestätigung — ein vollständig unsichtbares Laden ist aus Datenschutzgründen technisch nicht möglich.

Automatischer Download (Handy & Browser ohne Ordnerzugriff)

Ist kein Ordner verbunden — z. B. auf dem Handy, wo der Browser keinen direkten Ordnerzugriff erlaubt — speichert OfficePilot kunden.txt, artikel.txt, einstellungen.txt und belege.enc bei jeder Änderung automatisch als Download. Ist ein Ordner verbunden, greift diese Funktion nicht — dann wird wie gewohnt direkt in den Ordner geschrieben.

Verschlüsselung der Belege

Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen werden mit AES-256 verschlüsselt in belege.enc gespeichert. Das Master-Passwort wird nirgends gespeichert — bitte gut aufbewahren!

Manueller Export / Import (Fallback)

Falls dein Browser keinen automatischen Ordnerzugriff unterstützt (z. B. Firefox/Safari), nutze diese Buttons.

① Erste Schritte

1. Öffne unter „Daten & Sicherheit" den Punkt „Ordner wählen / verbinden" und wähle deinen Download-Ordner (oder einen beliebigen Projektordner). OfficePilot legt dort automatisch kunden.txt, artikel.txt, einstellungen.txt und belege.enc an.
2. Vergib dort ebenfalls ein Master-Passwort. Damit werden alle Belege (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen) verschlüsselt gespeichert. Bewahre das Passwort gut auf — ohne Passwort sind die Belege nicht wiederherstellbar.
3. Trage unter „Vorlage / Firma" deine Firmenanschrift, Bank- und Steuerdaten sowie unter „E-Mail-Versand" deine Mailkonto-Angaben ein. Diese erscheinen automatisch auf jedem gedruckten Beleg bzw. in jeder vorbereiteten E-Mail.

② Kunden & Artikel anlegen

1. Unter „Kunden" legst du jeden Kunden nur einmal an. Er steht danach in allen Belegen zur Auswahl. Die Kundennummer schlägt OfficePilot vor, du kannst sie im Kunden-Formular aber jederzeit selbst vergeben oder ändern — die App warnt, falls eine Nummer bereits an einen anderen Kunden vergeben ist.
2. Unter „Artikel" pflegst du deine Leistungen, Produkte, Pauschalen und Stundensätze — z. B. „Fahrtkosten Pauschale", „Fahrtzeit", „Stundensatz Techniker/Meister" oder den neuen Typ „WebService" für Domain-/Hosting-Angebote (vorbelegt sind „WebService (ohne SQL)" für 144 €/Jahr und „WebService mit SQL-Server" für 180 €/Jahr, jeweils entsprechend 12 €/15 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung). Bei der Einheit kannst du frei tippen, z. B. m², lfm, Stk, Jahr — praktisch für Aufmaße im Handwerk und für Abo-Leistungen.
3. Beide Listen lassen sich zusätzlich als einfache Textdatei (kunden.txt / artikel.txt) von Hand bearbeiten, z. B. für einen Massenimport per Excel/Notepad.

③ Belege erstellen & weiterreichen

1. Klicke links auf Angebote, Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen und dann oben rechts auf „+ Neu".
2. Wähle den Kunden, ein Datum und füge über die Artikel-Auswahl Positionen hinzu. Menge, Preis, Einheit und MwSt. lassen sich in der Tabelle direkt anpassen.
3. Mit dem Button „→ Auftrag erstellen" (bzw. „→ Lieferschein" / „→ Rechnung") übernimmst du alle Positionen automatisch in den nächsten Belegtyp — Kunde und Artikel musst du nie erneut eingeben.
4. Beim Lieferschein kannst du über die Checkbox „Preise auf dem Beleg anzeigen" wählen, ob Beträge sichtbar sind.

④ Drucken & als PDF speichern

1. In jeder Belegliste öffnet der Button 🖨️ Drucken direkt die Druckvorschau; im Bearbeiten-Formular geht das über „Drucken / PDF" unten.
2. In der Vorschau kannst du jeden Text noch anklicken und ändern, bevor du druckst.
3. Klicke auf „Drucken / Als PDF speichern" — im Druckdialog deines Browsers wählst du als Drucker „Als PDF speichern", um eine PDF-Datei zu erhalten.

⑤ E-Mail an den Kunden senden

1. In jeder Belegliste öffnet der Button 📧 E-Mail (im Formular unten „E-Mail senden") dein auf dem Gerät eingerichtetes E-Mail-Programm mit fertig ausgefüllter Empfängeradresse (aus den Kundendaten), Betreff und Anschreiben.
2. Ein Browser kann aus Sicherheitsgründen keine E-Mails direkt per SMTP verschicken und auch keine Datei automatisch anhängen — hänge daher die zuvor als PDF gespeicherte Datei im geöffneten Mail-Entwurf manuell an und klicke dort auf „Senden".
3. Unter „Vorlage / Firma" → „E-Mail-Versand (Kontodaten)" hinterlegst du Benutzername, Domain, Passwort sowie IMAP-/POP3-/SMTP-Server- und Portangaben deines Mailkontos als Referenz — z. B. für die Einrichtung in Outlook oder der Mail-App. Diese Felder lassen sich jederzeit ändern. Das Passwort landet nicht in der offenen Textdatei einstellungen.txt, sondern wird zusammen mit den Belegen AES-256-verschlüsselt in belege.enc gespeichert — dafür muss unter „Daten & Sicherheit" ein Master-Passwort gesetzt sein.

⑥ Kleinunternehmer (§19 UStG) & jährliche Rechnungen

• Im Beleg-Formular schaltest du mit den Buttons „19 % MwSt." und „Kleinunternehmer (§19 UStG)" für den aktuellen Beleg um — die MwSt. aller Positionen wird automatisch angepasst, beim Kleinunternehmer-Modus erscheint auf dem Ausdruck automatisch der gesetzliche Hinweistext statt der MwSt-Aufschlüsselung.
• Unter „Vorlage / Firma" kannst du „Kleinunternehmer" auch als Standard für alle neuen Belege festlegen.
• Für wiederkehrende Kosten wie jährliche Domain-/Hosting-Gebühren aktivierst du bei einer Rechnung die Option „🔁 Jährlich wiederkehrende Rechnung". Fügst du einen Artikel vom Typ „WebService" hinzu, schlägt OfficePilot das automatisch vor (bleibt änderbar). Im nächsten Jahr genügt ein Klick auf „🔁 Für [Jahr] wiederholen" — Kunde, Positionen und Steuerregelung werden automatisch in eine neue Rechnung mit neuer Nummer und aktuellem Datum übernommen.

⑦ Automatischer Download, Offline-Nutzung & Handy

• Ist kein Ordner verbunden — typischerweise auf dem Handy — speichert OfficePilot alle Dateien bei jeder Änderung automatisch als Download. Das lässt sich unter „Daten & Sicherheit" abschalten.
• Die App funktioniert auch ganz ohne Internetverbindung, da alle Daten und Berechnungen lokal im Browser laufen.
• Über das Menüsymbol ☰ oben links öffnest du auf dem Handy die Seitenleiste; Tabellen und die Positionsliste lassen sich bei Bedarf seitlich scrollen.

⑧ Datensicherheit auf einen Blick

• kunden.txt / artikel.txt / einstellungen.txt — unverschlüsselter Klartext, jederzeit von Hand editierbar.
• belege.enc — AES-256-verschlüsselt, nur mit deinem Master-Passwort lesbar.
• Ein Browser kann aus Sicherheitsgründen nie vollständig unsichtbar auf deine Festplatte zugreifen — daher die kurze Bestätigung beim Start. Das ist normales Browser-Verhalten, kein Fehler.
• Unterstützt dein Browser keinen Ordnerzugriff (Firefox/Safari), nutze die Export-/Import-Buttons unter „Daten & Sicherheit".